MIT, ‘MIT 관련 여행’ Travel Registry 사전 등록 의무 재강조…Harvard·BU·Northeastern·Tufts는 적용 범위가 다르다
MIT가 Harvard–MIT HST 주간 공지(2026년 2월 27일자)를 통해 ‘MIT 관련 여행(MIT-related travel)’은 MIT Travel Registry에 사전 등록해야 한다는 점을 다시 안내했다. 학회·워크숍 참석, 연구/현장활동, 수업·프로그램 등 학교 업무와 연결된 이동이 대상이며, 등록 정보(여정·숙소·비상연락처 등)를 바탕으로 학교가 비상 상황에서 여행자 위치 확인과 연락을 지원할 수 있다는 취지다.
이번 공지에서 MIT가 강조한 핵심은 ‘MIT 관련(MIT-related)’ 범위가 생각보다 넓다는 점이다. 안내에 따르면 다음과 같은 여행이 ‘MIT 관련’에 포함될 수 있다.
- MIT 재원(전액 또는 일부)으로 지원되는 여행
- MIT가 주로 조직하고 참가자를 선발한 여행
- MIT 목적 수행을 위해 진행되는 여행
- 비용 출처와 무관하게 학술 활동과 연관된 여행
- MIT 장비·물품·인력을 사용하는 활동과 연계된 여행
또한 MIT가 주도하는 여행에 참여하는 비(非)MIT 소속 동행자(게스트)가 있을 경우, 별도의 절차(예: 면책 서류 등)가 요구될 수 있다고 안내돼 있다. 해외 출장이 잦은 연구실·프로그램 소속 학생, RA/TA, 포닥 등은 본인 일정뿐 아니라 동행자 요건도 함께 확인해 두는 편이 혼선을 줄일 수 있다.
보스턴 광역권 주요 대학들도 ‘여행 등록(Travel Registry)’을 운영하지만, 의무 적용 범위와 시스템은 학교마다 다르다. 같은 ‘여행 등록’이라도 어떤 여행이 ‘의무’인지가 달라, 출발 전 본인 여행이 ‘학교 관련’으로 분류되는지부터 점검하는 것이 중요하다.
■ Harvard: ‘Harvard 관련 국제(international) 여행’에 등록 요구 Harvard Global Support Services(GSS) 안내에 따르면 Harvard 지원(스폰서십), 대학 업무, University-related trip에 해당하는 국제 여행은 등록이 요구된다. 등록은 International SOS(MyTrips 등) 기반 절차로 진행되며, 여행자 프로필과 일정(항공/이동, 체류지 등)을 입력하는 형태다.
■ BU: ‘대학 지원(University-sponsored) 국제 여행’은 학생·직원 의무, 교수는 강력 권고 BU Global Programs 안내 및 International Travel Risk Policy에 따르면 ‘University-sponsored international travel’은 학부·대학원생과 직원은 등록이 의무로 안내돼 있다. 교수(faculty)는 의무가 아니라 ‘강력 권고(Strongly encouraged)’로 표기된다. BU 역시 International SOS 기반 등록 절차를 운영한다.
■ Northeastern: ‘University travel’ 등록 요구…‘자동 등록’은 일부 문서에서 특정 경우로 안내 Northeastern Global Safety and Support는 Travel Registry(My Travel Plans)에 여행 일정과 해외 체류지 정보를 입력하도록 안내하며, 정책 문서에서도 학생·교직원 ‘University travel’ 등록을 요구하는 취지로 설명한다. 다만 ‘학생이 자동 등록된다’는 표현은 Travel Registry 기본 안내 페이지만으로 일반화해 확인되지는 않는다.
대신 Northeastern의 별도 안내 문서(예: 국내/캐나다 코업 관련 안전 안내)에서는 “NUWorks에서 확정된 코업 배치가 있는 학생은 Travel Registry에 자동 등록된다”는 취지의 문구가 확인된다. 즉 Northeastern의 ‘자동 등록’은 모든 학생·모든 이동에 일괄 적용된다고 보기보다, 코업 등 특정 프로세스(시스템 연동)에서 일부 자동 반영될 수 있는 구조로 이해하는 편이 안전하다. 본인 케이스가 자동 반영 대상인지, 추가로 여정·숙소·비상연락처 입력이 필요한지는 출발 전 My Travel Plans 안내와 소속 프로그램/코업 지침을 함께 확인하는 것이 좋다.
■ Tufts: ‘대학 관련 국제 여행’만 등록 요구(국내·개인 여행은 원칙적으로 제외) Global Tufts 안내에 따르면 Travel Registry는 ‘university-related international travel’에 한해 요구된다. Tufts-sponsored/관리/지원/학점·학위 요건과 연결된 국제 여행이 대상이며, 개인 여행은 등록 대상이 아니라는 점을 FAQ에서 분명히 하고 있다. 국내(domestic) 여행은 각 단과대·부서의 별도 승인/절차를 따르도록 안내된다.
봄방학 및 3월 학회 시즌처럼 이동이 많아지는 시기에는, “내 여행이 학교 관련(University-related / MIT-related / Harvard-sponsored 등)으로 분류되는가”를 먼저 판단한 뒤, 각 대학이 요구하는 등록 시스템에서 출발 전까지 필수 입력 항목(여정, 숙소, 비상연락처, 동행자 관련 서류 등)을 완료하는 것이 가장 확실하다. 같은 도시의 대학이라도 ‘의무 범위(국제만/대학 지원만/학교 관련 전반)’가 다를 수 있어, 타 대학 사례를 그대로 적용하기보다 본인 소속 대학 기준으로 점검하는 편이 안전하다.